Zoom Meeting: Pengertian, Kelebihan dan Cara Menggunakannya

Zoom Meeting – Sejak diberlakukannya WFH dan kelas online pasca menyebarnya virus Covid 19, banyak instansi beralih menggunakan video conference demi terlaksananya berbagai kewajiban. Dengan video conference setiap pengguna bisa saling terhubung dan bertatap muka. 

Salah satu aplikasi yang sedang populer dan sering digunakan ialah Zoom Meeting. Singkatnya, Zoom Meeting adalah sebuah platform online yang memuat beragam fitur untuk kebutuhan rapat, seminar, hingga diskusi. Simak apa saja kelebihannya berikut ini. 

Pengertian, Manfaat dan Sejarah Zoom Meeting 

Pertama kali aplikasi ini dikembangkan pada tahun 2011 oleh Eric Yuan, dan diluncurkan ke publik pada tahun 2013. Pendirinya merupakan mantan eksekutif Cisco Webex, yang kala itu sedang mendirikan Zoom Video Communication, Inc. yang berpusat di San Jose, California, Amerika Serikat.  

Kiprahnya dalam fasilitas video conference sudah tak perlu diragukan lagi. Butuh 9 tahun Eric Yuan mendirikan Zoom hingga mulai naik daun di masa pandemi. Berdirinya aplikasi ini tidak lepas dari peran pengembangnya, yang terinspirasi dari kisah LDR bersama pacarnya, saat ini menjadi istrinya. 

Ketika di bangku perkuliahan Ia kesusahan bila ingin bertemu pacarnya, butuh waktu selama 10 jam naik kereta. Dari situ Eric berpikir untuk membuat perangkat yang mampu menghubungkan orang jarak jauh dengan video. Dan berkembang pesat sampai hari ini. 

Perlu diketahui Zoom Meeting adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk bertemu secara daring. Dengan memanfaatkan teknologi cloud computer dan sistem keamanan 256 bit TLS encryption. Hebatnya aplikasi ini bisa diakses via iOS, Android, dan website. 

Sehingga pengguna bisa menggunakannya lewat smartphone maupun komputer. Anda dapat melangsungkan meeting, chatting, webinar, hingga diskusi skala besar. Sejak pandemi Zoom menjadi alternatif para karyawan melakukan komunikasi jarak jauh. 

Begitu pula dengan kegiatan perkuliahan dan proses belajar para pelajar, yang memanfaatkan Zoom Meeting untuk fasilitas pengajaran. Mengingat fitur-fitur yang dimiliki sangat mumpuni baik untuk presentasi, ujian, maupun penjabaran materi. 

Zoom memberikan dua pilihan dalam melakukan video conference. Pertama tanpa bayar, untuk pertemuan dengan 100 anggota, dengan batas waktu 40 menit. Kedua berbayar yang fasilitasnya disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, dengan perkiraan harga mulai US$ 15 per bulan. 

Platform online ini memiliki kualitas video dan audio di setingkat HD atau High Definition. Keamanannya diperketat menggunakan end-to-end encryption, serta perlindungan kata sandi. 

Didukung pula adanya fitur rekaman dan transkrip, jadi bisa langsung menyimpan rekaman meeting. Jadi bagi peserta yang tidak sempat bergabung dalam meeting tetap bisa melihat agenda sebelumnya. Alhasil tidak ada yang ketinggalan informasi. 

Kelebihan Zoom Meeting dan Fiturnya

Kelebihan Zoom Meeting

  • Share Screen 

Zoom meeting adalah layanan video conference yang sangat mumpuni untuk melakukan presentasi. Hal ini dimaksudkan untuk menjelaskan tujuan dan maksud dalam pertemuaan online. Kebanyakan presentasi menggunakan slide Power Point untuk mempermudah penjelasan. 

Maka Zoom menyediakan fitur Share Screen dimana pengguna dapat berbagi layar komputer. Jadi anda bisa memperlihatkan dokumen, file yang diakses secara online, maupun catatan yang sedang diketik. Dengan begitu meminimal salah paham dalam komunikasi. 

  • Buat Schedule 

Sebelum meeting, anda dapat membuat jadwal meeting terlebih dahulu di aplikasi ini. Sehingga pengguna lain tahu kapan video conference akan berlangsung. Anda bisa mengatur tanggal dan jam sesuai keinginan, lalu nanti muncul notifikasi dari Zoom. 

  • Kualitas Audio dan Video 

Sebagai platform tatap muka online, kelebihan Zoom disupport oleh Audio dan Video berkualitas High Definition (HD). Karena dalam sebuah meeting kebutuhan bicara dan bertatap muka dengan user lain sangat diperlukan. 

Meskipun terkadang banyak pengguna yang mengubah Audio dan Video dalam mode silent. Tujuannya agar lebih maksimal dalam mendengarkan si pemimpin rapat, atau pemberi materi. Selain itu untuk meminimal bicara secara bergantian yang mengganggu jalannya meeting.  

Kerennya lagi Zoom Meeting adalah salah satu perangkat yang bisa menampung 1000 peserta dan 49 video di layar. Itulah mengapa anda bisa mengadakan pertemuan online skala besar, seperti seminar atau pelatihan teknik marketing. 

  • Fitur Chat 

Disamping bisa berbicara satu sama lain di dalam forum online, anda bisa melakukan diskusi melalui fitur Chat.

Misalnya ketika pembicara menerangkan sebuah materi, maka pengguna lain bisa saling ngobrol lewat fitur chat. Asalkan obrolan yang dilakukan masih berkaitan dengan meeting. 

Riwayat percakapan ini bisa disimpan di dalam cloud, sehingga pengguna dapat melihatnya kembali. Lewat fitur Chat pengguna juga dapat mengirim file dokumen, foto, hingga hasil screenshot. File-file tersebut akan tersimpan setidaknya selama 10 tahun, setelah itu dihapus oleh server. 

  • Recording 

Suatu meeting terkadang perlu direkam sebagai bukti pelaksanaan, maupun dilihat kembali untuk kepentingan tertentu. Oleh sebab itu, pengembang Zoom menghadirkan fitur recording agar segala percakapan dan diskusi yang berlangsung bisa disimpan. 

Sehingga pengguna lain yang berhalangan hadir dapat menonton meeting sebelumnya. Rekaman tersebut disimpan di dalam komputer dan diberi nama sesuai kebutuhan masing-masing. 

  • Keamanan

Zoom telah dilengkapi teknologi keamanan tingkat tinggi. Setiap data yang masuk akan di enkripsi jadi terbilang aman digunakan. 

  • Reactions 

Agar suasana meeting lebih hidup, pengembang Zoom memberikan fitur reactions. Sehingga pengguna bisa melakukan feedback kepada pembicara atau pengguna lain. 

Cara Mendaftar Akun Zoom Meeting Untuk Pemula

Meeting Zoom adalah aplikasi video conference yang mana penggunanya perlu mendaftar terlebih dahulu. Pendaftaran memerlukan isi data data diri seperti nama, tanggal lahir, dan email. Bagi yang belum tahu berikut ada langkah-langkah untuk mendaftar lewat website untuk para pemula:

 

  • Pertama kunjungi website zoom.us kemudian klik tombol Sign Up 
  • Selanjutnya isi data diri sesuai arahan untuk kebutuhan verifikasi identitas
  • Tulis email aktif setelahnya klik Sign Up, nantinya link verifikasi akan dikirim ke email
  • Buka email dan temukan pesan masuk dari Zoom, lalu pilih Activate Account untuk aktivasi
  • Lalu diarahkan ke browser untuk membuat password. Usahakan password terdiri dari huruf kecil, huruf besar, nomor, dan simbol
  • Setelah akun aktif barulah Sign In dengan memasukkan email dan password

Sedangkan pendaftaran Zoom Meeting melalui smartphone bisa ikuti langkah-langkah berikut ini: 

  • Install terlebih dahulu aplikasi Zoom Meeting di smartphone 
  • Klik Term of Service lalu Sign Up, selanjutnya isikan email, nama depan, dan nama belakang
  • Cek email untuk proses aktivasi, lalu klik Activate Account 
  • Buat password dengan kombinasi huruf dan angka 
  • Buka Zoom, klik Sign In, lalu isi email dan password 

Cara Menggunakan Aplikasi Zoom Meeting 

Manfaat aplikasi Zoom ialah mengadakan pertemuan online, sebagai sarana tatap muka dari rumah. Zoom Meeting semakin populer digunakan pasca diberlakukan WFH demi mewujudkan protokol kesehatan di tengah pandemi Corona. 

Sebelum menggunakan perangkat video conference ini periksa dulu apakah kamera dan audio sudah aktif atau belum. Selanjutnya koneksi internet pastikan cepat dan stabil agar tak mengganggu jalannya rapat. Jangan lupa tes suara mic agar suara terdengar jelas . 

Apabila anda ditugaskan sebagai Host berarti memiliki kewajiban untuk membuat ruang meeting baru. Ada baiknya menggunakan laptop atau komputer karena lebih mudah digunakan. Ikuti cara membuat room meeting jika anda sebagai host berikut ini: 

  • Buka aplikasi Zoom Meeting, kemudian klik Start 
  • Pilih Invite Others untuk mengundang partisipan lain, bisa melalui email atau salin link yang tertera
  • Setelah itu tunggu semua peserta masuk ke dalam meeting
  • Untuk meminimal obrolan yang bertumpuk, host bisa gunakan fitur Lock Meeting di menu Security 
  • Apabila host ingin merekam pilih menu Record, maka meeting akan tersimpan otomatis dalam bentuk mp4 
  • Jika meeting telah berakhir dan peserta meninggalkan forum, silahkan klik End Meeting di sebelah kanan bawah. Atau pilih End Meeting for All agar host bisa langsung mengakhiri meeting untuk semua peserta 

Lain cerita apabila anda hanyalah seorang partisipan yang ingn bergabung dalam meeting. Anda tidak perlu repot-repot mengundang peserta, karena bisa langsung masuk ke dalam meeting. Namun sebelumnya ada beberapa langkah yang perlu dilewati, antara lain:

  • Buka aplikasi Zoom Meeting 
  • Jika tidak Sign In, tinggal masukkan link undangan lalu Join Meeting 
  • Atau bisa langsung masukkan ID Meeting, ketik nama tampilan, lalu klik Join Meeting 
  • Sedangkan bila sudah Sign In, maka klik Join Meeting dan masukkan ID Meeting
  • Atur aktivasi audio atau video, jika ada pertanyaan bisa gunakan fitur Chat
    metting zoom adalah

Tips Agar Tetap Aman Menggunakan Zoom Meeting 

Beberapa waktu lalu sempat heboh terkait bocornya data pengguna Zoom oleh para hacker tak bertanggung jawab. Akibatnya tidak sedikit yang pilih meninggalkan aplikasi ini, namun tetap banyak juga yang bertahan karena fasilitas fiturnya sangat mumpuni. 

Maka dari itu, apabila anda sampai sekarang masih menggunakan aplikasi Zoom Meeting tak usah khawatir. Perangkat anda baik smartphone maupun laptop dan komputer akan tetap aman. Karena pengembang Zoom telah memperbarui sistem keamanan jauh lebih baik. 

Berikut ada beberapa tips yang bisa anda lakukan ketika menggunakan aplikasi video conference ini, diantaranya: 

  • Selalu lakukan pembaruan aplikasi Zoom baik di komputer, laptop, atau smartphone. Biasanya akan muncul notifikasi dari pihak pengembangnya langsung
  • Bedakan password untuk akun Zoom, maksudnya jangan samakan dengan akun lain
  • Bila di komputer atau laptop gunakan antivirus yang berbayar
  • Perhatikan nama website resmi dari Zoom yaitu zoom.us, selain itu jangan dibuka
  • Nyalakan kamera dan mikrofon ketika dibutuhkan saja 
  • Matikan lokasi ketika mengikuti meeting, bila perlu gunakan fitur Virtual Background

Lain cerita bila anda adalah host untuk suatu meeting, maka perlu melakukan proteksi serupa hanya berbeda di beberapa bagian. Berikut langkah-langkah untuk menjaga perangkat tetap aman: 

  • Aktifkan password saat meeting berlangsung 
  • Fitur Waiting Room selalu dalam kondisi aktif setelah mengatur schedule meeting
  • Matikan fitur Remote Control dan Remote Support, cari di bagian settings
  • Nonaktifkan Screen Share untuk partisipan apabila tidak diperlukan

Di masa pandemi seperti ini sulit untuk bertatap muka langsung karena adanya peraturan protokol kesehatan. Oleh sebab itu, hampir semua instansi kantor hingga sekolah melakukan aktivitasnya dari rumah.

Sehingga publik mulai beralih pada aktivitas video conference yaitu Zoom Meeting. Dalam aplikasi ini semua kebutuhan meeting, seminar, hingga diskusi dapat terpenuhi. Mencakup banyak fitur mengesankan yang bisa memudahkan komunikasi dalam skala besar.  

Dika Permana

Hidup di dunia maya ditemani suara keyboard yang nyaring berbunyi. Yuk jelajahi Indonesia.