Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp – Saat menjalankan sebuah usaha atau bisnis yang berhubungan langsung dengan pelayanan kepada customer, memberikan pelayanan yang terbaik adalah hal yang penting.
Bisnis harus bisa memberikan sarana komunikasi terbaik agar pelanggan bisa lebih mudah menghubungi.
Salah satu media yang dapat kamu manfaatkan adalah WhatsApp, di mana mengetahui cara membuat pesan otomatis di WhatsApp bisa mempermudah pelanggan untuk berkomunikasi.
Dengan pesan otomatis tersebut, pelanggan tidak perlu bingung memulai percakapan untuk membeli produkmu.
WhatsApp sendiri punya fitur yang cukup membantu dalam menjalankan bisnis, terutama pada versi WhatsApp Business yang memang dikhususkan untuk menjalankan sebuah bisnis atau usaha.
Di WhatsApp Business inilah kamu bisa memanfaatkan fitur pesan otomatis.
Ada dua cara membuat reply otomatis di WhatsApp yang dapat mempermudah bisnismu.
Yaitu dengan aplikasi WhatsApp Business dan juga aplikasi Auto Reply. Bagaimana caranya? Simak artikel ini agar kamu tahu tahapan-tahapan caranya.
Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Business
WhatsApp Business adalah sebuah platform yang ditujukan untuk kamu yang menjalankan bisnis kecil sampai menengah.
Versi WhatsApp ini memungkinkan kamu dapat mengatur bisnis menggunakan fitur “away messages” bila kamu sedang tidak aktif di WhatsApp.
Karena sebagian bisnis memiliki waktu operasional 8 hingga 12 jam per hari, sangat mungkin bila para pelanggan berinteraksi saat di luar jam kerja.
Apalagi para pelanggan tentu punya kegiatan lain sehingga baru bisa menghubungi bisnismu di malam hari.
Baca Juga: Begini Cara Melihat Pesan WA yang Sudah Dihapus
Kalau sudah begitu, tentu saat ada pelanggan yang berinteraksi di luar jam kerja dan tidak mendapat tanggapan, sangat berpengaruh pada bisnismu dan bisa kehilangan potensi pendapatan.
Dengan adanya fitur “away message ini, bisnismu bisa berinteraksi dengan pelanggan di luar jam kerja.
WhatsApp Business akan memberikan balasan otomatis kepada pelanggan ketika bisnismu sedang tidak tersedia.
Hal tersebut dapat mendorong para pelanggan untuk masuk ke dalam sales funnel dengan lebih mudah.
Berikut ini adalah cara membuat pesan otomatis di whatsapp untuk mengatur balasan otomatis dengan fitur “away message” di WhatsApp Business :
- Pilih pada bagian tanda titik tiga di atas aplikasi WhatsApp. Lalu klik pada menu Setting > Business Setting > Away Message.
- Nyalakan tombol “Send away message” yang ada pada menu tersebut.
- Edit pesan yang nantinya akan muncul secara otomatis pada pelanggan.
- Setelah kamu mengubah pesan, pilih jadwal untuk pesan tersebut akan dikirim ke pelanggan. Ada beberapa pilihan jadwal yaitu :
- Always Send : pada pilihan ini bisa dipilih ketika bisnismu sedang libur.
- Custom : Pada Pilihan ini, kamu dapat mengatur pesan otomatis pada durasi waktu tertentu.
- Outside Business hours : Pada pilihan ini fitur akan bekerja berdasarkan jam operasional yang telah diatur pada WhatsApp Business. Pesan akan dikirim otomatis di luar jam kerja.
- Pilih penerima pesan otomatis. Penerima pesan bisa diatur dengan beberapa pilihan yaitu :
- Everyone : Pesan otomatis akan dikirim ke semua pesan yang masuk.
- Everyone excluding a few : Pesan dikirim ke semua, kecuali untuk beberapa yang tidak termasuk.
- A few out of the contacts : Pesan otomatis hanya akan dikirim ke pelanggan yang sebelumnya mendapat balasan
- Simpan semua pengaturan yang sudah kamu ubah tadi.
Perlu diperhatikan bahwa cara tersebut bisa digunakan apabila WhatsApp Business tersedia jaringan internet.
Adapun kekurangan dari cara membuat pesan otomatis di WA ini yaitu :
- Hanya diperuntukkan untuk bisnis kecil
- Template pesan yang tersedia hanya terdapat satu jenis saja.
- Tidak dapat membantu dalam menghasilkan prospek atau memberikan customer support
- Harus tersedia jaringan internet aktif
- Tidak bisa di customized
- Hanya tersedia pada jam-jam yang telah ditentukan
Cara membuat chat otomatis di WA ini bisa digunakan untuk setidaknya membantu bisnismu pada jam di luar kerja.
Jadi manfaatnya tentu tetap baik untuk perkembangan bisnismu.
Cara Membuat Pesan Otomatis WhatsApp Menggunakan Aplikasi Auto Reply
Kedua adalah cara membuat pesan otomatis di WhatsApp menggunakan aplikasi.
Aplikasi yang bisa kamu manfaatkan adalah aplikasi bernama Auto Reply.
Aplikasi Auto Reply ini dibuat oleh PransuInc, dimana fitur yang tersedia cukup lengkap dan juga gratis.
Berikut ini langkah-langkah cara membuat pesan otomatis di whatsapp dalam menggunakan aplikasi Auto Reply untuk membuat pesan otomatis :
- Unduh aplikasi Auto Reply terlebih dahulu di Google Play Store.
- Setelah selesai unduh dan terpasang pada ponsel kamu, selanjutnya buka aplikasi dan izinkan aplikasi untuk membaca notifikasi yang masuk.
- Pada tampilan utama aplikasi, klik pada tombol “+” yang ada di bagian tengah bawah untuk membuat chatbot.
- Pilih jenis aplikasi yang kamu gunakan, pilihannya ada WhatsApp Reguler (WA biasa) . WhatsApp Business, WhatsApp GB, dan WhatsApp OG.
- Tulislah kata kunci yang nantinya dijadikan sebagai pemicu pesan otomatis dikirim kepada pelanggan. Contohnya kata kuncinya adalah “*”, lalu opsi pilihannya “All” di mana akan merespons seluruh pesan yang masuk dan akan dibalas secara otomatis.
- Contoh lain adalah ketika memasukkan kata kunci “Halo” dan opsi pilihannya adalah “Exact match”. Maka akan memicu balasan otomatis ketika pelanggan mengirim pesan “Halo”.
- Selesai memasukkan kata kunci, sekarang masukan isi pesan otomatis yang sesuai dengan kata kunci tadi pada opsi pengaturan lainnya.
- Setelah semua tahapan selesai, klik pada tombol “centang” yang berada di bagian bawah kanan untuk menyimpan pengaturan yang sudah kamu buat.
Cara membuat reply otomatis di WhatsApp dengan aplikasi Auto Reply mudah dan efisien sekali.
Kamu bisa menonaktifkan pesan Auto Reply dengan mengklik pesan hingga ujung tabnya berwarna merah.
Untuk menambahkan pesan otomatis lain, kamu tinggal ulangi langkah-langkah tadi.
Kesimpulan Pesan Otomatis WhatsApp
Adanya WhatsApp dapat mempermudah bisnis yang kamu jalankan.
Apalagi buat kamu yang menjalankan bisnis dengan skala kecil hingga menengah, sangat dianjurkan menggunakan cara membuat chat otomatis di WA untuk memudahkan komunikasi dengan pelanggan.
Hal yang paling menarik dari WhatsApp Business sendiri adalah tersedianya fitur pesan otomatis.
Dengan mengirim pesan otomatis seperti kata sapaan “Halo” akan membuat pelanggan merasa percakapannya ditanggapi dengan ramah olehmu selaku yang menjalankan bisnis.
Walaupun pelanggan berinteraksi di luar jam kerja operasional bisnismu, tetapi pelanggan tetap bisa mendapatkan balasan pesan bisnismu menggunakan fitur pesan otomatis.
Walaupun tidak berefek besar pada perkembangan bisnismu, tetapi fitur ini tetaplah bermanfaat.
Cara membuat pesan otomatis di WA memungkinkan kamu untuk tidak kehilangan potensi pendapatan dengan berkurangnya pelanggan yang datang. Bisnismu akan mudah dalam mengelola chat harian WA baik saat sedang sibuk ataupun di luar jam kerja.
Demikian artikel seputar pembuatan pesan otomatis di aplikasi WhatsApp, baik menggunakan WhatsApp Business atau aplikasi Auto Reply.
Semoga bermanfaat dan mempermudah Sahabat Tedas.id dalam menjalankan bisnis.
