Artikel terakhir diperbaharui 30-04-2023 oleh Aldy Amrillah
Merencanakan untuk membuat suatu acara?
Undangan menjadi salah satu bagian yang sangat penting untuk diperhatikan. Dalam undangan juga terdapat label yang bisa dibuat sendiri.
Biasanya label ini akan bertuliskan nama orang yang diundang. Cara membuat label undangan pun cukup mudah. Anda tidak perlu mencari jasa untuk pembuatan label karena hanya dengan Ms Word atau Excell saja sudah bisa dilakukan.
Mengapa label harus dibuat sendiri? Karena dalam label akan dituliskan mengenai nama lengkap dan gelar yang tidak boleh salah.
Apalagi untuk acara-acara resmi di kantor. Sebagai gambaran, pembuatan label ini mengkombinasikan antara Ms Excell dan Ms Word.
Di mana Ms Word digunakan untuk pembuatan template sesuai dengan kertas stiker untuk label undangan.
Sedangkan Ms Excell digunakan untuk mengisi data atau nama sesuai dengan nama dari tamu undangan.
Bagaimana cara Anda bisa membuat label? Ikuti contoh label undangan yang dibuat dengan Ms Excell dan Word di sini di sini.
Cara Membuat Label Undangan dengan Ms Word dan Excell
Penulisan label dalam sebuah undangan sendiri kini semakin mudah dan praktis karena adanya teknologi.
Semua bisa diketik dengan berbagai jenis font dan ukuran. Berbeda dengan label undangan zaman dahulu yang harus ditulis manual dengan tangan.
Setelah membuat desain label di komputer kamu bisa langsung print dengan mudah.
Cara pertama yang bisa Anda ikuti adalah dengan menggunakan Ms. Word. Program Ms Word dirancang untuk penulisan teks salah satunya adalah untuk membuat label.
Beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Ms. Word adalah sebagai berikut:
- Pembuatan dokumen berbentuk teks lebih cepat dan tepat bahkan bisa langsung cetak.
- Pembuatan surat menyurat jadi lebih praktis.
- Pembuatan variasi tulisan yang lebih menarik bahkan penambahan gambar.
- Penghematan kertas karena yang dicetak hanya label yang sudah siap digunakan.
- Memudahkan pengecekan kesalahan tata bahasa.
- Adanya fitur bullet and numbering yang membuat dokumen jadi lebih rapi.
- Pembuatan surat massal dengan cepat.
Masih banyak keuntungan lainnya yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Ms Word.
Ditambah lagi di dalamnya ada banyak format label undangan yang siap digunakan jadi tinggal dipilih saja.
Saat ini Ms Word bisa digunakan untuk sistem operasi apa saja mulai dari Windows 7 hingga 10 yang saat ini banyak digunakan. Versi Ms Word sendiri ada begitu banyak seperti versi 2010, 2013 dan 2016.
Pembuatan Template Label Undangan di Ms Word
Asalkan tahu fitur dan pengaturan yang tersedia, pembuatan label di Ms Word bisa dilakukan dengan mudah dan cepat. Biasanya pada kartu undangan dengan nomor 103 atau 121 bisa dicetak dalam 1 lembar kertas dengan jumlah 12 stiker label.
Hal yang perlu diperhatikan dalam cara membuat label undangan adalah ketelitian. Karena jika template yang digunakan tidak teliti dalam hal ukuran maka akan tidak pas. Saat di print akan terlihat miring bahkan tulisan terpotong.
Berikut ini adalah beberapa langkah cara membuat label undangan yang bisa Anda lakukan untuk pembuatan label di Ms Word.
- Buka program Ms Word di komputer kemudian pilih menu Mailings pada toolbar. Kemudian ketuk menu labels.
- Maka akan menu pop up Envelopes dan Labels. Selanjutnya tinggal klik menu Options.
- Setelah itu akan menu jendela baru lagi dan Anda bisa pilih menu New Label yang ada di deretan bawah.
- Maka akan muncul pop up menu label details yang harus diisi satu per satu ukurannya. Nah ukuran ini harus diisi sesuai dengan ukuran dari kertas label yang hendak di print nantinya. Jadi pastikan ukurannya jelas.
Sebagai penjelasan dari masing-masing menu yang harus diisi adalah sebagai berikut ini:
- Label name, kamu bisa mengisinya dengan nama label baru yang hendak dibuat.
- Top margin, adalah jarak dari pinggir kertas bagian atas sampai ke label pertama atas.
- Side margin, adalah jarak antara pinggir samping dari kertas sampai pinggir label pertama di bagian samping.
- Vertical pitch adalah tinggi label yang ditambah dengan jarak vertikal dan label ketiga.
- Horizontal pitch adalah lebar dari label ditambah dengan jarak horizontal dari label ke dua.
- Label height adalah tinggi dari stiker label.
- Label width adalah lebar dari stiker label.
- Number across adalah jumlah kolom dari keseluruhan.
- Number down adalah jumlah baris keseluruhan.
- Page size bisa diisi dengan custom.
- Page width adalah lebar kertas label keseluruhan.
- Page height adalah tinggi kertas keseluruhan.
Apabila masih bingung dengan cara membuat label undangan, Anda bisa memperhatikan pada gambar yang tertera pada label option yang muncul di pop up. Apabila semua ukuran sudah diisi maka Anda bisa lanjutkan dengan klik Ok.
Masih pada menu yang sama yaitu Envelopes and Labels, lanjutkan dengan pengisian Label dengan cara klik menu Label, kemudian pilih New Document.
Otomatis pada halaman dokumen akan muncul batas-batas sesuai dengan ukuran yang diisi tadi.
Sampai disini proses pembuatan pada Ms Word bisa disimpan terlebih dahulu dengan nama file sesuai jenis label undangan. Selanjutnya adalah pembuatan data melalui Ms. Excell.
Cara Pembuatan Data Label dengan Ms Excell
Saatnya beralih untuk menggunakan Excell, sebenarnya langkah ini juga bisa Anda dilakukan di awal sehingga tinggal memasukkannya ke dalam template Ms Word tadi. Cara membuatnya pun sangat mudah, yang perlu diingat adalah nama dan juga alamat.
Ada dua kolom yang dibutuhkan untuk pembuatan data ini dan formatnya harus jelas menggunakan nama serta alamat seperti gambar di bawah ini.
Selesai membuat isi data label di Ms Excell Anda bisa menyimpan data tersebut dengan nama file sama sesuai jenis label undangan. Setelah itu bisa kembali lagi menggunakan Ms Word.
Cara Memasukan Data Label Undangan Pada Template Ms Word
Langkah terakhir cara membuat label undangan adalah tinggal memasukan data yang sudah dibuat di Ms Excell ke dalam template Ms Word yang tadi telah Anda buat. Cara memasukannya dilakukan secara otomatis.
Jadi Anda tidak perlu memasukan data secara manual ke dalam label. Data juga tidak akan langsung ditampilkan pada template karena akan langsung tercetak ketika proses printing.
Secara tidak langsung, langkah berikut ini juga termasuk dalam cara print label undangan.
Berikut ini langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk memasukan data sekaligus printing.
- Buka kembali dokumen Ms Word berisi template yang tadi telah dibuat. Kemudian pilih menu Mailings kembali dan klik menu Select Recipients dan pilih Use and Existing List …
- Maka akan muncul pop up Ms explorer dan Anda bisa memilih file Ms Excell yang berisi data label undangan, kemudian klik file tersebut.
- Kembali pada halaman Ms Word, Anda bisa klik menu Mailings kembali dan pilih menu Insert Merge Fields kemudian pilih Nama. Tujuannya adalah untuk memasukan nama file dari Ms Excell yang tadi telah dibuat dan nantinya akan dicetak pada bagian tengah stiker label.
- Otomatis pada template label yang pertama Anda akan melihat tulisan <<Nama>> yang nantinya akan tercetak nama.
- Langkah selanjutnya adalah dengan meletakkan kursor di bagian setelah nama kemudian tekan enter pada keyboard. Tulislah ‘’DI’’ kemudian enter kembali. Tujuannya adalah memisahkan nama dan alamat dan kata “Di’’ untuk menunjukkan alamat.
- Anda bisa mengulangi langkah yang sama kembali hanya saja kali ini yang dipilih adalah Alamat. Klik Mailings kemudian pilih Insert Merge Field dan pilih Alamat.
- Anda akan langsung melihat pada bagian bawah DI akan muncul tulisan <<Alamat>>. Nantinya pada baris ini akan tercetak langsung alamat yang telah diketik di Ms Word.
- Pada kolom selanjutnya Anda tinggal kopi data saja, namun supaya rapi dan urut maka klik pada kolom kedua. Kemudian klik Mailing dan pilih menu Rules kemudian klik Next Record.
- Maka pada kotak kedua akan terlihat susunan yang sama seperti kotak pertama hanya saja data yang muncul berbeda dan urut sesuai data yang ada di Ms Excell.
- Untuk kolom ketiga dan seterusnya, Anda tidak perlu melakukan langkah nomor delapan lagi, tetapi tinggal copy dari kolom kedua saja.
- Terakhir ratakan setiap kolom dengan pengaturan text, jenis dan ukuran font agar hasilnya rapi. Kemudian lihat hasilnya dengan klik menu Mailings kemudian pilih menu Preview Result.
Anda akan melihat langsung hasil dari label yang sudah dibuat beserta data yang diisikan sudah sesuai dengan Ms Excell.
Sisanya adalah tinggal print cetak menggunakan kertas label berstiker yang tadi telah diukur.
Tak kalah penting untuk diperhatikan juga adalah untuk mengatur ukuran kertas stiker pada printer. Karena salah memilih ukuran juga berakibat fatal. Untuk mengukurnya Anda tinggal masuk ke menu Properties saja.
Cara membuat label undangan dengan Ms Word dan Excell sangatlah mudah dan bisa dilakukan dengan cepat. Asalkan semua ukuran sudah benar dan tepat Anda tinggal melakukan input.
