Artikel terakhir diperbaharui 21-05-2023 oleh Aldy Amrillah
Di tengah pandemi seperti saat ini, banyak kegiatan dilakukan secara online, salah satunya kegiatan sekolah atau kuliah.
Biasanya, kelas akan dimulai dengan presensi. Namun, dengan adanya pandemi maka penggunaan Google form untuk presensi sudah sangat sering dilakukan. Selain yang sudah menjadi umum yaitu buat kuisioner di Google Form.
Cara Membuat Absen di Google Form
Adapun cara membuat Google form untuk absensi dapat dilakukan secara mudah.
Kamu hanya perlu mengikuti beberapa langkah berikut untuk menggunakan dan menyusun presensi di Google form.
Buka Google Form Absensi
Tentunya, langkah pertama yang harus dilakukan untuk mulai membuat presensi adalah membuka laman Google form.
Kamu bisa membukanya dengan langsung mengunjungi link Google form atau melalui laman pengaturan di Google Workspace.
Baca Juga: Penyebab Google Form Tidak Bisa Diisi dan Solusinya
Membuat Formulir Baru
Untuk membuat form presensi, kamu bisa langsung membuat formulir baru dengan klik tombol + atau memilih opsi formulir kosong.
Selanjutnya, form tersebut akan memunculkan tampilan sebagai berikut.
Memberi Judul dan Deskripsi
Akan lebih baik jika kamu juga memberikan judul pada formulir presensi tersebut.
Sebagai opsional, kamu juga bisa menambahkan deskripsi sebagai penjelas tujuan pengisian form tersebut.
Buat kolom pengisian
Langkah atau cara membuat Google form untuk absensi berikutnya adalah membuat kolom-kolom yang akan digunakan untuk pengisian identitas atau keterangan lain yang dibutuhkan.
Kamu bisa menggunakan ikon + untuk menambahkan kolom baru atau = untuk menambahkan bagian baru.
Kamu juga bisa klik bagian opsi jawaban untuk mendapatkan pilihan jawaban yang akan diinput, baik jawaban singkat, paragraf, hingga pilihan ganda.
Tentunya ini wajib disesuaikan dengan kebutuhan dan audiens yang mengisi form tersebut.
Pengisian kolom yang dilakukan untuk presensi sejatinya dapat mengikuti beberapa opsi jawaban yang sudah disediakan.
Supaya lebih cocok dengan form presensi online, sebaiknya kamu memilih sejumlah opsi sebagai cara membuat Google form untuk absensi berikut.
-
Jawaban singkat
Sesuai namanya, opsi ini merupakan opsi pengisian jawaban secara free text.
Audiens atau peserta didik akan mengisi kolom pertanyaan/pernyataan menggunakan kalimat singkat. Kolom ini cocok untuk mengisi bagian nama siswa.
-
Paragraf
Hampir sama seperti opsi Jawaban Singkat, namun kalimat yang dapat diinput bisa lebih dari 50 kata.
Tentunya kolom ini agak kurang cocok untuk pengisian presensi, kecuali jika kamu ingin menambahkan kolom berupa feedback atau saran-saran dari para siswa.
-
Pilihan Ganda
Opsi yang satu ini dapat dilakukan untuk memilih salah satu jawaban.
Kamu bisa menggunakan opsi ini untuk memudahkan peserta didik memilih opsi tanggal, mata pelajaran, atau jam pelajaran yang sesuai.
-
Kotak Centang
Pengisian jawaban dengan kotak centang ini memang kurang cocok dengan pengisian Google form absensi.
Namun, akan cocok jika digunakan untuk kuis atau latihan soal karena dengan opsi ini, siswa akan dapat memilih lebih dari satu jawaban yang tersedia.
-
Drop-down
Jika ada banyak siswa atau pilihan jawaban, kamu bisa menggunakan opsi ini.
Nantinya, siswa akan memilih namanya dari daftar yang sudah di-drop.
Untuk lebih memudahkan, sebaiknya kamu menginput nama-nama atau pilihan jawaban secara alfabetis atau berurutan sesuai alfabet.
Cara Membagikan Link Formulir kepada Siswa
Setelah selesai menyusun formulir online untuk presensi, maka langkah berikutnya adalah membagikan link URL tersebut kepada para siswa.
Caranya pun cukup mudah, yakni dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut.
1. Klik Kirim
Langkah awal yang dilakukan untuk melanjutkan cara membuat absensi online adalah dengan mengklik tombol Kirim pada bagian atas formulir.
Tombol inilah yang kemudian akan memunculkan link dan dapat digunakan untuk dibagikan ke siswa.
2. Klik icon Link
Icon ini ada di bagian tengah, di antara simbol amplop dan embed (<>). Ketika klik icon ini, maka secara otomatis akan ada link yang muncul.
Dan jika dirasa terlalu panjang, kamu bisa klik Perpendek URL.
3. Salin link dan bagikan
Adapun cara membuat Google form untuk absensi yang selanjutnya adalah yakni dengan langsung menyalin link yang sudah tersedia.
Caranya pun mudah, yakni dengan klik tombol Salin atau menggunakan kombinasi tombol Ctrl + C lalu membagikannya melalui WhatsApp atau grup kelas.
Selain menggunakan fitur perpendek URL langsung melalui Google form, kamu juga dapat menggunakan aplikasi pihak ketiga lain untuk memperpendek link tersebut.
Aplikasi-aplikasi tersebut bahkan memungkinkan kamu menamai link formulir dengan nama yang lebih mudah diingat.
Adapun opsi aplikasi yang dimaksud misalnya Bit.ly, Tinyurl, hingga s.id.
Semuanya ini cukup familiar untuk mempersingkat suatu link URL sehingga lebih mudah diakses.
Lantas, Bagaimana Mengecek Hasil Google Form?
Setelah siswa selesai mengisi form kehadiran mereka, maka kamu bisa mendownload hasil yang sudah didapat dan melakukan analisis yang diperlukan.
Adapun cara untuk menjalankan analisis ini dengan menggunakan spreadsheet yang di-download sebagai berikut.
1. Mengumpulkan respons
Perlu dipahami kembali bahwa langkah ini dapat dilakukan jika kamu sudah mendapatkan hasil dari pengisian formulir.
Bahkan meskipun baru satu jawaban yang terinput, kamu sudah bisa mendapatkan hasil dari penginputan form yang sudah dibuat.
Setelah selesai menggunakan cara buat absen di Google form, langkah berikutnya untuk mengumpulkan respons pada form tersebut adalah dengan langsung klik Respon, lalu pilih tanda plus berwarna hijau.
Nantinya, kamu akan diarahkan menuju halaman spreadsheet yang tampilannya seperti Excel.
2. Buat spreadsheet
Langkah berikutnya adalah membuat lembar kerja spreadsheet untuk mengumpulkan hingga menganalisis data siswa yang sudah terinput.
Untuk membuat laman kerja tersebut, klik Buat spreadsheet baru, atau Pilih spreadsheet yang ada.
Jika kamu membuat spreadsheet baru, maka kamu harus memberikan nama yang sesuai.
Apabila memilih menggunakan spreadsheet yang ada, maka spreadsheet yang dibuat akan masuk menjadi sheet atau lembar kerja baru di spreadsheet yang telah ada.
3. Melihat hasilnya
Langkah terakhir adalah dengan melihat hasil dari spreadsheet yang sudah dibuat.
Kamu bisa langsung mengerjakan analisis yang dibutuhkan pada spreadsheet tersebut, atau juga bisa mengekspornya untuk diubah ke dalam versi Excel atau offline.
Atau jika misalkan Kamu masih kesulitan melihat hasilnya maka Kamu dapat baca artikel tentang tutorial cara melihat hasil di Google form disini.
Dengan analisis seperti ini, tentunya siswa tidak akan mudah memanipulasi data karena dapat dilihat jam berapa pengisian formulir presensi tersebut dilakukan.
Jadi, jika ada siswa yang mengisi secara berulang atau sekaligus tentunya akan mudah terlihat.
Itulah beberapa langkah yang dapat dilakukan sebagai cara membuat absen di Google form dan melihat hasil yang sudah diinput.
Tentunya, hal ini akan sangat memudahkan pekerjaan dalam mengabsen siswa di tengah situasi pandemi.
