Pengertian SOP: Tujuan, Fungsi, Keuntungan dan Prinsipnya

Pengertian SOP – Sejak di sekolah, istilah SOP pasti sudah diajarkan. Standar Operasional Prosedur atau SOP ini digunakan untuk berbagai bidang. Baik itu bisnis, organisasi dan masih banyak lagi.

Pengertian SOP secara umum adalah standar yang digunakan agar semua unik kerja bisa berjalan secara efektif dan efisien. Bentuknya bisa dokumen teks, diagram alir atau blok linear. Untuk memahami lebih lanjut mengenai apa itu SOP bisa disimak di sini.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Dilihat dari kacamata sederhana, pengertian SOP adalah petunjuk dalam bentuk tulisan yang isinya adalah penjelasan mengenai langkah kerja untuk melakukan aktivitas. Aktivitas yang dimaksud biasanya kegiatan rutin.

Beberapa ahli juga menjelaskan mengenai pengertian SOP sebagai berikut ini.

1. Annie Sailendra

Pengertian SOP merupakan panduan yang dimanfaatkan untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi berjalan dengan lancar.

2. Moekijat

Pengertian SOP adalah langkah-langkah atau pelaksanaan kerja yang mana isinya adalah cara melakukan, bagaimana melakukan, di mana dan siapa yang melakukannya.

3. Istyadi Insani

Pengertian  SOP yaitu dokumen yang isinya rangkaian instruksi tertulis mengenai proses diselenggarakan administrasi perkantoran. Isinya juga termasuk cara melakukan pekerjan, waktu pelaksanaan dan tempat penyelenggaraan. Dijelaskan juga siapa yang memiliki peran dalam kegiatan.

4. Tjipto Atmoko

Arti SOP adalah pedoman guna melakukan tugas pekerjaan sesuai fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah atau swasta. Tugas tersebut didasari oleh faktor teknis, administrasi dan prosedural menyesuaikan tata kerja dan sistemnya di unit kerja yang bersangkutan.

Tujuan Dibuatnya SOP

Tujuan Dibuatnya SOP

SOP dibuat karena memiliki tujuan tertentu, isinya yang menjelaskan sebuah langkah mendetail akan mempermudah kegiatan atau pekerjaan. Khususnya untuk pekerjaan berulang di sebuah perusahaan.

Ada beberapa tujuan SOP yang memiliki manfaat bagi organisasi atau perusahaan yaitu sebagai berikut :

1. Supaya konsistensi kinerja petugas dan lingkungan di dalam pelaksanaannya bisa lebih terjaga.

2. Menciptakan pedoman atau acuan untuk pelaksanaan kerja atau tugas ke semua divisi.

3. Meminimalisir kesalahan, konflik dan duplikasi hingga pemborosan di dalam langkah-langkah pekerjaan.

Baca Juga  Leverage: Pengertian, Manfaat dan Jenis-Jenisnya

4. Menciptakan parameter dalam untuk menilai mutu kerja atau pelayanan.

5. Adanya jaminan penggunaan sumber daya dengan lebih efektif serta efisien.

6. Menciptakan urutan alur kerja, tanggung jawab dan wewenang untuk semua petugas yang terlibat.

7. Dokumen yang menjelaskan serta memberikan nilai pada proses pelaksanaan kerja, terutama ketika terjadi malpraktek atau kesalahan dalam hal administratif.

8. Dokumen SOP bisa dimanfaatkan untuk pelatihan kerja.

Merupakan dokumen sejarah yang bisa direvisi untuk mendapatkan SOP baru.

Fungsi Penyusunan SOP

Fungsi Penyusunan SOP

Tujuan dibentuknya SOP sudah sangat jelas dan ada fungsi khusus mengapa SOP menjadi sangat penting. Berikut ini beberapa fungsi SOP yang bisa diperhatikan.

1. Pedoman kerja

Kepanjangan SOP adalah Standar Operasional Prosedur, yang artinya terdapat langkah operasional yang bisa dijadikan pedoman kerja di semua divisi. Adanya pedoman ini tentu akan memudahkan pegawai untuk melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang dibuat.

Isi SOP bisa berupa tahapan demi tahapan bagi seorang. Dengan begitu semua pegawai akan lebih terarah dan bekerja secara optimal. Mereka tahu apa saja yang harus dikerjakan terlebih dahulu serta pekerjaan mana yang bukan tugasnya.

Sehingga tercapainya tujuan dari perusahaan bisa lebih mudah untuk diselesaikan.

2. Merupakan dasar hukum

SOP adalah dasar hukum yang digunakan perusahaan ketika terjadi pelanggaran-pelanggaran atau malpraktek. Apabila pegawai menyalahi aturan yang dibuat dalam SOP maka bisa menjadi pertimbangan dalam segi hukum.

Kesalahan bisa ditinjau sejauh mana menyimpangnya dari SOP yang telah dibuat. Dengan begitu keringanan bisa didapatkan oleh pegawai.

Baca Juga  Etika Bisnis: Pengertian, Prinsip dan Contoh

3. Menginformasikan hambatan kerja

Bukan hanya sebuah panduan saja, tetapi di dalam SOP tercatat juga hambatan-hambatan apa saja yang akan dihadapi pegawai dalam menyelesaikan tugasnya.

Info mengenai hambatan tentunya sangat penting, supaya pekerja dapat menghindarinya dan mengambil langkah solusi yang tepat.

4. Kontrol disiplin kerja

Dengan adanya SOP, ada begitu banyak aturan yang bisa dipenuhi oleh setiap pekerja. SOP menjadi pedoman yang wajib dipatuhi dan tersedia juga konsekuensi atau sanksi yang diberikan ketika tidak melakukan dengan benar.

Oleh karena itu, SOP bisa menjadi kontrol disiplin yang sangat baik bagi para karyawan. Nantinya dengan mengikuti SOP, terdapat evaluasi kinerja yang menentukan apakah karyawan tersebut benar-benar disiplin.

Keuntungan dengan Adanya SOP

Keuntungan dengan Adanya SOP

Pedoman kerja berupa SOP memiliki tujuan yang baik supaya kesalahan kerja dapat terminimalisir. Fungsinya yang sangat penting mampu menciptakan beberapa keuntungan bagi setiap perusahaan yang menggunakannya.

Apa saja keuntungan yang didapatkan perusahaan dengan adanya SOP? Berikut ini macam-macamnya.

1. Pencegahan supaya kesalahan yang dilakukan pegawai bisa seminim mungkin.

2. Sehingga pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan standar yang telah ditentukan perusahaan.

3. Pedoman kerja dalam SOP akan membantu pegawai agar memiliki keleluasaan bekerja secara mandiri. Dengan begitu pengaruh dari manajemen bisa sedikit berkurang.

4. Akuntabilitas perusahaan bisa lebih meningkat.

5. Ukuran standar kerja bisa tercipta dan itulah yang menjadi acuan serta evaluasi kinerja masing-masing pegawai.

6. Pegawai baru bisa lebih mudah dan cepat dalam beradaptasi dengan alur kerja sesuai dengan tugasnya masing-masing.

7. Supaya terhindari dari tumpang tindih kinerja masing-masing pegawai dan pelaksana tugas bisa lebih maksimal.

8. Penyelesaian pekerjaan bisa terjadi dengan lebih konsisten.

Dengan memperhatikan beberapa manfaat ini, maka setiap perusahaan harus memiliki SOP di setiap divisi.

Prinsip yang Perlu Diperhatikan dalam Penyusunan

Prinsip yang Perlu Diperhatikan dalam Penyusunan

Peranan SOP dalam sebuah perusahaan atau organisasi sangatlah besar. Oleh karena itu penyusunannya perlu diperhatikan. Ada baiknya jika SOP dibuat sejak awal dan terus diperbaharui menyesuaikan dengan kebutuhan.

Proses penyusunan SOP memiliki beberapa prinsip yang perlu diperhatikan yaitu :

1. Jelas ketika dibaca dan mudah dipahami

Karena menjadi sebuah pedoman, SOP harus jelas dalam penulisannya sehingga mudah dibaca. Nantinya SOP akan diterapkan untuk pemimpin hingga seluruh pegawai yang bekerja.

Tak hanya jelas dibaca tetapi juga mudah untuk dipahami. Bisa dibuat dengan kalimat sederhana dan singkat. Mengapa begitu? Tujuannya untuk menghindari kesalahpahaman dalam mengartikannya.

2. Efektif serta Efisien

Mengingat tujuannya adalah untuk efisiensi pekerjaan, maka pembuatan SOP juga sama. Isinya harus sesingkat mungkin agar tenaga, waktu dan biaya yang digunakan bisa lebih efisien. Hanya saja, efisiensi yang digunakan perlu selaras dengan efektifitasnya.

Walaupun singkat, namun tujuan perusahaan harus menjadi yang utama. SOP dibuat untuk mendapatkan tujuan yang maksimal dengan tenaga sedikit.

3. Memiliki keselarasan

Penyusunan SOP harus selaras, khususnya yang berkaitan dengan perusahaan. Baik itu visi, misi dan SDM hingga faktor lainya. Apalagi setiap divisi tentu memiliki langkah kerja yang berbeda-beda, oleh karena itu keselarasan dibutuhkan.

Baca Juga  Revolusi Industri 4.0, 3.0. 2,0 dan 1,0, Apa Bedanya?

4. Dinamis

SOP bisa dibuat menyesuaikan dengan keadaan, bisa juga diperbaharui. Sehingga fungsi serta evaluasi dari kinerja pegawai maksimal namun terus bisa diperbaiki. Inilah salah satu bentuk panduan yang baik.

5. Dapat Diukur dan terbuka

Tujuan dan target perusahaan bisa tercapai dengan adanya SOP. Apabila sebuah perusahaan memiliki target atau tujuan yang tidak tercapai, maka SOP bisa menjadi standar evaluasi supaya kinerja di masa mendatang akan lebih baik.

Karena itulah SOP harus memiliki keterbukaan, yaitu transparan dan jelas. Sifatnya tidak mutlak karena bisa berubah-ubah kapanpun ketika terjadi hal yang kurang sesuai.

6. Patuh hukum dan memiliki kepastian

SOP adalah sebuah jaminan untuk semua prosedur yang terdapat di dalamnya apakah sudah sesuai dengan hukum. Karena nantinya SOP akan bekerja sebagai pelindung semua pegawai yang melaksanakan pekerjaan. Khususnya jika muncul tuntutan hukum dari pihak luar.

Bagaimana Cara Membuat SOP?

Cara Membuat SOP

Proses pembuatan SOP memiliki prinsip dan langkah-langkahnya pun jelas. Langkah-langkah berikut juga bisa dijadikan contoh standar operasional prosedur dalam pembuatan SOP. Berikut ini langkah-langkah dalam membuat SOP adalah :

1. Membentuk tim khusus

Langkah pertama yang harus dilakukan perusahaan adalah membuat tim yang akan menyusun SOP. Siapa saja yang terlibat adalah orang ahli dan paham akan perusahaan.

Di dalamnya biasanya adalah anggota HRD dan juga konsultan. Bentuk dari SOP ini akan menyesuaikan dengan skala perusahaan. Jika skalanya kecil maka SOP akan dibuat lebih sederhana.

Bagi perusahaan kecil biasanya hanya pemilik usaha yang akan membuatnya. Karena ia adalah orang yang paham bentuk dengan proses atau bentuk bisnisnya.

2. Mempelajari proses bisnis dan mengumpulkan data

Tim yang telah dibentuk atau pemilik perusahaan sendiri harus mempelajari proses bisnis yang dimiliki. Proses bisnis ini termasuk teknis, produk hingga sdm yang dibutuhkan dan bertanggung jawab.

Ketika proses bisnis sudah pehami maka perlu dicatat dan dijelaskan secara mendetail. Nantinya data yang sudah dikumpulkan akan dievaluasi sehingga menjadi dasar perancangan SOP.

3. Melakukan review dan evaluasi

Tim yang bertugas harus melakukan review dan juga evaluasi melalui flowchart agar mudah untuk dipahami. Flowchart sudah bisa menggambarkan detail prosedur kerja dari orang-orang yang nanti memiliki divisi tersebut.

Penyusun harus mendiskusikan kembali dengan melakukan evaluasi pada rancangannya. Anggota dalam tim tersebut bisa memberikan pendapatnya untuk menciptakan SOP lebih baik.

Baca Juga  Management Trainee: Simak Tugas dan Kisaran Gajinya

4. Melakukan simulasi

Pada saat rancangan SOP hampir berada di tahapan akhir dilanjutkan dengan melakukan simulasi kerja. Melalui simulasi inilah akan terlihat efek yang timbul serta hambatan apa saja yang akan terjadi.

Melalui simulasi juga, akan terlihat celah mana saja yang perlu diperbaiki sehingga meminimalisir dampak negatif. Dari simulasi ini akan dilanjutkan dengan perbaikan sebelum hasil akhir SOP

5. Menetapkan SOP

Ketika selesai dalam pembuatan dan sudah melalui tahapan revisi dan timbul masalah kembali, rancangan yang sudah ada perlu ditetapkan resmi. Cara menetapkannya perlu melibatkan pihak yang berwenang dalam perusahaan seperti pemilik perusahaan.

Ketika SOP sudah ditetapkan, artinya semua orang sudah setuju dan bisa langsung diimplementasikan ke perusahaan. TUjuannya supaya proses produksi berjalan dengan baik dan optimal.

Terakhir adalah SOP harus didokumentasikan dengan baik. Supaya siapa saja bisa mempelajarinya, tertua tam ketika masuk karyawan baru. Nantinya SOP adalah referensi utama yang dibutuhkan dalam lini kerja apapun.

Kesimpulan

Standar operasional prosedur merupakan sebuah rincian instruksi secara tertulis. Isinya adalah detail kegiatan bisnis yang dilakukan rutin oleh semua pegawai. SOP harus mudah dibaca dan isinya jelas.

Fokus utama SOP adalah tentang apa lagu harus dilakukan dan bagaimana caranya. SOP adalah bentuk paling efektif yang wajib dimiliki semua jenis bisnis.

Yuliarti Swan

Yuliarti Swan

Pecinta kuliner, traveling yang ingin berbagi cerita dari kota budaya di Indonesia.