Invoice Adalah – Sering mendengar kata invoice? Untuk berbagai macam jenis bisnis, invoice menjadi bagian yang sangat penting. Invoice tidak sama dengan nota dan merupakan dokumen yang sangat penting untuk penagihan.
Setiap pemilik perusahaan harus tahu dan paham betul mengenai pentingnya invoice ini. Karena kesalahan bisa saja terjadi dalam hal invoice yang bisa mengakibatkan kerugian.
Invoice adalah bagian penting dalam hal administrasi dan akuntansi. Simak bagaimana pentingnya dan tips mengelola invoice agar perusahaan tidak merugi.
Pengertian Invoice oleh Para Ahli
Invoice disebut juga dengan faktur bentuknya adalah dokumen yang isinya mengenai penagihan. Tagihan ini dikeluarkan oleh penjual kepada konsumennya sebagai bukti untuk menagih.
Adanya invoice ini adalah sebagai bukti setiap barang atau item yang dibeli lengkap bersama dengan jumlahnya. Berikut ini adalah pengertian invoice menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dan para ahli :
1. Kamus Besar Bahasa Indonesia
Menurut KBBI, invoice merupakan daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli (pemesan). Di dalamnya tertulis lengkap mulai dari nama barang, jumlah serta harganya. Invoice dikeluarkan oleh penjual dan perlu dibayar oleh konsumen terlebih dahulu.
2. Sugeng Hariyanto
Invoice adalah catatan yang isinya memperlihatkan barang yang dikirimkan untuk konsumen lengkap dengan harganya. Invoice dibuat oleh penjual dan akan dikirimkan kepada konsumen ketika penagihan.
Bisa juga dikirimkan apabila konsumen melakukan pembayaran dengan cara kredit.
3. Adrian Sutedi
Invoice yaitu dokumen yang penting dalam transaksi jual beli atau perdagangan. Di dalamnya terdapat data lengkap mengenai jumlah wesel yang akan ditarik, besaran penutupan asuransi hingga penyelesaian semua biaya yang masuk ke perusahaan.
Siapa saja yang harus memiliki invoice? Semua badan usaha yang terkena pajak harus memiliki invoice. Tentu saja perusahaan di bidang apapun termasuk di dalamnya.
Bentuk dari invoice sendiri terdiri dari tiga lembar. Lembar pertama digunakan untuk pembeli dan sebagai bukti bahwa pelunasan sudah dilakukan.
Lembar kedua adalah untuk arsip penjualan perusahaan. Sedangkan lembar ketiga digunakan untuk laporan ke bagian keuangan.
Setiap lembar ini sangat penting dan tidak boleh hilang karena menjadi bukti bahwa transaksi telah dilakukan dengan tepat atau bahkan belum terlaksana.
Komponen-komponen yang biasanya terdapat dalam invoice adalah sebagai berikut:
1. Nama konsumen yang menjadi tujuan penagihan
2. Nama atau identitas dari penjual
3. Nomor invoice
4. Nama barang apa saja yang dibeli, jumlahnya, harga satuan dan total harga.
5. Jumlah pajak yang harus dibayarkan.
6. Diskon yang diberikan apabila ada.
7. Menjelaskan sistem pembayaran, misalnya tunai atau transfer langsung ke rekening perusahaan.
Fungsi Invoice dan Pentingnya bagi Perusahaan
Apa itu invoice sudah sangat jelas dipaparkan oleh para ahli berikut dengan data apa saja yang tertera. Bukan hanya pengertiannya saja yang perlu dipahami, tetapi juga apa fungsinya bagi perusahaan.
Setiap perusahaan wajib memiliki invoice baik itu skala besar atau kecil. Bahkan tidak sedikit perusahaan yang juga akan menerima invoice dari supplier mereka.
Apa saja fungsi dari invoice? Di bawah ini adalah beberapa fungsinya:
1. Menjadi bukti pembayaran
Konsumen pastinya memerlukan bukti dari pembayaran yang sudah mereka dilakukan. Khususnya untuk produk-produk yang nominal harganya tidaklah sedikit. Ditambah lagi jika barang dibeli dengan cara kredit.
Untuk menjadi bukti transaksi maka dibutuhkan invoice sebagai dokumen yang nanti akan diserahkan kepada konsumen. Apabila suatu hari terjadi hal yang tidak diinginkan maka invoice bisa menjadi bukti bahwa konsumen telah melakukan pembayaran atau belum.
2. Dokumen untuk pembukuan perusahaan
Bagi divisi akuntansi, invoice ini sangat penting karena menjadi bukti penjualan atau barang yang sudah keluar. Invoice akan menjadi bukti terperinci bagi perusahaan terutama untuk keuangan.
Tanpa adanya invoice akan sulit melakukan perhitungan keuangan perusahaan. Apabila suatu hari dibutuhkan karena sesuatu hal, maka akan mudah menemukannya.
3. Bukti ketika muncul masalah
Tidak ada yang pernah tahu kapan masalah akan muncul dalam perusahaan. Khususnya dalam hal transaksi yang sudah berlangsung. Kerap kali terjadi selisih barang/pembayaran, maka bisa dicek ulang melalui invoice yang telah disimpan.
Dengan begitu apabila muncul suatu masalah, invoice bisa menjadi bukti nyata dalam pengecekan ulangnya. Sehingga masalah bisa terselesaikan dengan cepat.
4. Bukti laporan pajak
Pajak adalah salah satu bagian dari data yang ada pada invoice. Inilah yang akan menjadi bukti untuk laporan pajak yang dilakukan perusahaan. Dengan begitu akan lebih mudah untuk mengetahui apakah perusahaan sudah melakukan kewajiban pajak dengan benar.
Perbedaan Invoice dengan Nota
Invoice adalah dokumen yang berbeda dengan nota atau kuitansi. Apabila dibandingkan, keduanya adalah dokumen berbeda dan tidak bisa disamakan.
Ada beberapa faktor yang membedakan keduanya yaitu:
1. Penggunaan
Penggunaan invoice berbeda dan bisa dilihat dari pengertiannya. Untuk invoice perlu digunakan untuk perusahaan yang kena pajak. Berbeda dengan nota yang bisa digunakan untuk badan usaha apapun bahkan yang tidak kena pajak atau tidak profesional.
2. Template
Apabila dilihat dari format atau template, invoice semua dicetak otomatis menggunakan komputer. Jadi semua data diinput ke dalam komputer kemudian baru masuk ke proses pencetakan.
Sedangkan untuk nota, templatenya secara umum ada yang dicetak ada pula yang ditulis secara manual. Kuitansi biasanya sudah memiliki template di atas kertas kemudian tinggal ditulis.
3. Harga
Perbandingan yang lebih jelas lagi adalah soal harga. Untuk harga dari invoice biasanya lebih besar dan terdapat tambahan biaya pajak di dalamnya. Tujuannya sebagai laporan pajak.
Nota atau kwitansi kebanyakan tidak menyertakan pajak di dalamnya. Hanya nama barang, item dan harga saja.
4. Jejak rekam
Karena invoice dicetak dari data yang ada di komputer, maka terdapat jejak rekam yang jelas. Semua data terintegrasi dan sewaktu-waktu invoice bisa dicetak kembali jika dibutuhkan. Semua pendapatannya lebih rapi.
Disisi lain, nota tidak memiliki jejak rekam yang selalu dimasukan ke dalam sistem. Mengingat proses pembuatannya sebagian besar adalah menggunakan cara manual.
Jenis-Jenis Invoice
Apa itu invoice dan perbedaannya dengan nota sudah sangat jelas. Kini kita akan mempelajari tentang jenis-jenisnya.
Ada tiga jenis invoice yang biasanya digunakan dalam perusahaan dan berikut ini penjelasannya secara terperinci.
1. Invoice biasa
Pada transaksi yang dilakukan sehari-hari, umumnya menggunakan invoice biasa yang bentuk dan data yang tertera di dalamnya sederhana. Rincian yang dimaksud adalah pesanan, jumlah, harga setiap produk dan totalan harga yang harus dibayarkan konsumen.
2. Invoice konsuler
Jenis yang kedua ini merupakan invoice yang diberikan ketika transaksi internasional dilakukan. Oleh karena itu perusahaan ekspor impor biasanya menggunakan invoice konsuler untuk setiap transaksinya.
Karena ada hubungannya dengan negara lain, maka perlu ada pengesahan atau izin dari pemerintah di mana produk impor dan ekspor dilakukan. Pengesahan bisa didapatkan dari kedutaan negara dari pengekspor.
3. Invoice proforma
Jenis yang ketiga ini termasuk invoice sementara yang biasanya digunakan untuk pengiriman barang yang dilakukan secara bertahap. Biasanya penjual akan mengganti invoice ini menjadi invoice biasa apabila semua barang sudah dikirimkan.
Itulah ketiga jenis invoice yang biasanya digunakan dalam semua perusahaan skala apapun. Memperhatikan cara pembuatannya akan membuat bisnis menjadi lebih lancar dalam hal transaksi.
Tips Menciptakan Invoice agar Efektif untuk Bisnis
Isi dari invoice harus jelas dan efektif untuk menjelaskan mengenai transaksi apa saja yang dilakukan antara perusahaan dengan konsumen. Oleh karena itu perusahaan harus paham betul bagaimana cara membuat invoice yang efektif.
Tujuannya tentu saja supaya tidak ada kerugian yang dialami perusahaan. Bisnis bisa terus berjalan dan operasionalnya menguntungkan.
Berikut ini beberapa tips yang bisa diikuti dalam membuat sebuah invoice.
1. Mudah dibaca dan dimengerti
Invoice sebaiknya dibuat dengan sederhana dan mudah dimengerti atau dibaca siapa saja. Karena tak semua konsumen tahu mengenai ilmu akuntansi, jadi akan lebih baik untuk membuatnya mudah dibaca.
Isinya harus bagian penting seperti nama dari barang atau produk. Di dalam invoice juga harus tertera logo perusahaan. Tujuannya untuk membuat konsumen tahu identitas perusahaan.
Untuk cara membuat invoice bisa kamu cek di artikel kami sebelumnya.
2. Mengirim langsung ke konsumen
Jangan asal kirim invoice, kamu harus tahu siapa konsumen yang harus menerimanya. Karena invoice merupakan bukti penagihan maka harus diberikan kepada orang yang tepat.
Selalu cek sebelum mengirim invoice siapakah orang yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran. Apalagi jika yang membeli produk adalah perusahaan lain. Karena salah mengirim, pembayaran bisa tertunda atau bahkan kehilangan pembayaran.
3. Memberikan batasan pembayaran
Semua invoice harus memiliki aturan pembayaran. Misalnya saja cantumkan pembayaran maksimal selama 30 hari setelah barang diterima. Karena biasanya konsumen bisa membayar lebih lama daripada yang diperkirakan.
Apabila jumlah biaya yang dibutuhkan sangat tinggi, buatlah sistem pembayaran yang lebih awal. Misalnya saja pembayaran dilakukan dua minggu setelah pemesanan sebelum barang dikirimkan.
4. Mengirim invoice lebih cepat
Supaya keuangan lancar dan perputaran bisnis berjalan lancar, akan lebih baik supaya invoice diberikan kepada konsumen lebih awal. Tujuannya untuk proses pembayaran dilakukan lebih cepat.
Semakin cepat pembayaran pastinya akan mempercepat perputaran bisnis. Kamu juga bisa merasa aman karena konsumen sudah melakukan pembayaran. Pengiriman invoice bisa dilakukan secara langsung atau melalui email.
5. Memberikan metode pembayaran fleksibel
Banyak sekali alasan mengapa konsumen melakukan penundaan dalam pembayaran. Salah satunya adalah metode pembayaran yang diterapkan rumit atau merepotkan.
Misalnya saja konsumen harus datang langsung ke perusahaan untuk melakukan pembayaran. Jika semua perusahaan menerapkan cara ini, maka pembayaran akan banyak yang tertunda. Solusinya adalah dengan memberikan pembayaran yang fleksibel, seperti transfer antar rekening.
6. Memberikan denda keterlambatan
Perlu juga menerapkan denda bagi konsumen yang terlambat melakukan pembayaran. Khususnya untuk pembayaran yang dilakukan secara bertahap. Akan lebih baik untuk memberikan denda yang menjadi salah satu trik mendorong konsumen membayar tepat waktu.
Itulah pengertian, fungsi, dan jenis-jenis invoice yang dibuat oleh penyedia barang/jasa. Serta beberapa trik yang bisa dilakukan oleh penjual supaya pembayaran berjalan lancar.
