Invoice yang merupakan dokumen tagihan akan dikeluarkan oleh penjual barang atau jasa kepada konsumen.
Cara membuat invoice dulunya menggunakan kwitansi kemudian berkembang dengan mesin cetak dari komputer.
Kini invoice tidak harus dicetak karena bisa dikirim langsung melalui email. Cara membuatnya pun mudah melalui aplikasi Excel.
Kamu pun tidak perlu menggunakan komputer karena membuatnya melalui smartphone sangat mudah.
Cara Membuat Invoice di Hp yang Praktis untuk Tagihan
Sebenarnya jika kamu sudah memiliki template yang biasa digunakan untuk maka untuk membuat invoice lebih mudah lagi.
Kamu hanya perlu memasukkan informasi tagihan ke dalam template yang sudah tersedia.
Namun jika kamu belum memiliki template maka harus membuatnya sejak awal. Template ini nantinya bisa disimpan dan digunakan terus menerus.
Berikut ini cara buat invoice online di smartphone yang bisa kamu ikuti mulai dari pembuatan templatenya.
-
Membuka Halaman Baru
Pastikan sebelumnya bahwa kamu sudah memiliki aplikasi Ms Excel di ponsel kamu. Bisa diunduh secara mudah melalui Play Store secara gratis.
Jika sudah memilikinya kamu tinggal membuka aplikasinya saja. Setelah masuk ke halaman utama klik menu File kemudian pilih New Workbook.
Apabila tidak menemukan menu File, kamu bisa klik tanda + (tambah) yang ada di pojok kanan atas. Maka otomatis halaman kosong baru akan terbuka.
Sudah muncul halaman kosong, kamu bisa melanjutkan dengan mengisi data sesuai yang dibutuhkan.
-
Membuat Header
Bagian pertama yang dibutuhkan adalah membuat header yang berisi logo perusahaan serta nama. Begitu juga dengan nama Invoice.
Mulailah dengan menuliskan Invoice di baris dan kolom paling atas sejajar dengan logo.
Kemudian di bagian bawah logo bisa bisa diberikan nama perusahaan sekaligus informasi kontak.
Masih di bagian header, tambahkan juga tanggal invoice, tanggal jatuh tempo pembayaran hingga informasi data klien yang berupa ID.
-
Memasukkan Informasi Data Klien
Jika pada bagian header disebutkan ID klien sesuai dengan data penjual, sekarang bisa disebutkan informasi data klien lebih lengkap.
Mulai dari informasi nama penerima, alamat penerima sampai dengan nomor telepon penerima.
Bagian informasi ini bisa diberikan pada bagian bawah nama perusahaan.
-
Menjelaskan Informasi Tagihan
Setelah data penjual dan pembeli ditulis, lanjutkan dengan bagian isi yaitu informasi tagihan.
Ini adalah bagian yang sangat penting sehingga bisa dibuat dalam bentuk tabel yang jelas.
Beberapa informasi yang harus dicantumkan adalah Jumlah Barang atau Produk, Nama Produk, Deskripsi Produk, Harga Produk, Diskon dan juga Jumlah atau Total.
Buat tabel layaknya nota dan pada bagian bawah tabel kolom total kamu bisa membuat subtotal. Jika perlu tambahkan juga pajak dan total akhir.
-
Memberikan Rumus pada Bagian Total
Template ini akan digunakan terus menerus, jadi supaya kamu tidak menghitung berulangkali total harga maka berikan rumus pada kolom Total.
Rumus total harga yang dibuat adalah =SUM(sel:sel).
Misalnya saja =SUM(H5:H10). Rumus ini akan selalu berada di kolom yang sama.
-
Menambahkan Catatan
Cara membuat invoice di Excel selanjutnya adalah dengan menambahkan catatan sesuai dengan kebutuhan di bagian paling akhir.
Kamu bisa menambahkan catatan sesuai dengan keperluan. Misalnya catatan metode pembayaran, dan lainnya.
Jangan lupa di bagian akhir invoice juga sertakan tulisan Terima Kasih.
Sisanya kamu bisa menyimpan invoice dan menggunakannya berulang kali.
Membuat Invoice dengan Excell secara Otomatis
Langkah di atas bisa diikuti apabila kamu ingin membuat invoice template sendiri.
Biasanya digunakan oleh perusahaan perusahaan besar sehingga template yang dimiliki punya ciri khas khusus.
Namun sebenarnya Ms Excell juga sudah memiliki template yang bisa digunakan secara otomatis.
Kamu tinggal mengakses template ini dan mengisi data sesuai kebutuhan. Apabila kamu memiliki usaha baru maka memanfaatkan template ini sangat praktis.
-
Membuka Template Invoice
Cara membuat invoice yang pertama adalah dengan membuka template.
Pastikan sekali lagi bahwa kamu sudah memiliki aplikasi Ms Excell.
Kemudian buka aplikasinya dan tunggu sampai masuk ke halaman sign in.
Kamu tidak perlu sign ini tetapi tinggal klik saja ikon plus di bagian pojok kanan atas.
Maka akan muncul beberapa pilihan sheet baru, kamu bisa scroll sampai muncul template invoice.
-
Mengubah Data
Sekarang kamu sudah masuk ke halaman invoice sesuai dengan template yang disediakan oleh Excell.
Tugas kamu sekarang adalah mengubah data-data yang terdapat di template tersebut.
Mulailah dengan mengubah bagian nama perusahaan, kemudian isi juga alamat perusahaan dan kontak.
Isi bagian tanggal pengiriman invoice di baris selanjutnya.
Baru tambahkan informasi penerima invoice dengan lengkap seperti nama, alamat, kontak.
Di bagian sebelah kanan kamu bisa mengisi informasi produk apa yang harus dibayarkan.
Terakhir data yang perlu diisi adalah informasi produk mulai dari deskripsi produk, jumlah dan harga sampai ke bagian total.
Kamu tidak perlu memasukkan rumus lagi dan tinggal memasukkan sel sesuai dengan nominal yang hendak dihitung.
Di dalam template ini sudah tersedia rumus sehingga kamu tidak perlu kebingungan.
Mudah bukan membuat invoice dari template yang sudah tersedia. Hanya saja kekurangannya adalah masih menggunakan bahasa Inggris.
Kamu juga harus mengedit isi tagihan apabila informasi yang perlu disampaikan lebih banyak.
Jangan lupa simpan juga invoice yang sudah kamu buat ini sebelum mengirimkannya.
Fungsi Invoice yang Tidak Boleh Disepelekan
Cara membuat invoice tagihan yang baik dan benar harus diketahui oleh semua pebisnis.
Tujuannya adalah untuk kelancaran bisnis dan juga menjaga hubungan baik dengan konsumen atau klien.
Berikut ini beberapa fungsi invoice yang perlu dipahami.
-
Memiliki Catatan Transaksi
Layaknya kwitansi, invoice juga menjadi salah satu catatan transaksi yang sah dalam sebuah bisnis.
Oleh karena itu supaya catatan transaksi tersimpan dengan benar maka informasi di dalam invoice harus dibuat dengan benar dan teliti.
Informasi seperti waktu penjualan, data pembeli dan penjual, harga barang yang dijual harus ada tersedia.
Catatan ini juga harus disimpan dengan baik untuk sewaktu-waktu dibutuhkan maka akan mudah mencarinya.
-
Melacak Pembayaran
Apabila terjadi kesalahan dalam transaksi maka melacak pembayaran dari konsumen bisa dilakukan menggunakan invoice ini.
Apakah pembayaran sudah lunas atau belum juga biasanya akan tercantum di dalam invoice yang disimpan tadi.
Kesepakatan jual beli juga akan dicantumkan di dalamnya pada bagian catatan akhir. Sehingga kamu tidak akan kesulitan untuk mencarinya.
-
Bukti Hukum dan Pelaporan Pajak
Invoice juga berhubungan erat dengan hukum serta pelaporan pajak. Adanya invoice maka mempermudah perlindungan hukum.
Informasi harga dan produk, waktu transaksi bisa dijadikan bukti penting atas transaksi yang berlangsung.
Selain itu setiap pemilik bisnis juga lebih mudah untuk menghitung dan melaporkan pajak berdasarkan invoice.
Memiliki peran yang sangat besar, kamu sebagai pemilik bisnis jangan sampai tidak tahu cara membuat invoice yang benar.
Ikuti langkah-langkah di atas dan kamu bisa melakukannya hanya berbekal smartphone.
